县交通运输局档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为加强交通运输档案管理，提高档案管理水平，更好地为交通运输事业发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和交通部《交通档案管理办法》有关规定，结合交通工作特点，制订本制度。
第二条 交通档案是指交通运输系统行政、事业单位、企业单位在工作中直接形成的、对本单位和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。
第三条 各单位要加强对档案工作的领导，明确分管领导。把档案工作纳入本单位总体工作中，纳入有关人员的岗位责任制中。
第二章 档案管理体制和任务 第四条 交通运输系统的档案工作在政府档案行政管理部门统筹规划、监督和指导下，实行统一领导、分级管理的原则。
局档案室对其直属单位的档案工作实行业务领导。同时，管理好本局的档案。局属各单位档案业务同时接受上级和同级档案行政管理部门的监督和指导。
第五条 局档案室的主要任务和人员工作职责：
一、贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策和法律、法规，结合交通档案工作特点制定档案工作各种制度和档案归档范围；
二、对本系统档案工作进行业务指导和检查；
三、组织系统档案网络人员的业务学习培训；
四、做好本局文件材料的收集、整理、鉴定、保管、统计等工作，熟悉所管的档案情况；
五、督促、协助局有关科室和有关人员及时将各类材料整理、立卷归档，并向档案室移交，实行集中统一管理；
六、保护档案的安全，做好防护工作；
七、开发档案信息资源，编制检索工具，汇编大事记、全宗介绍、组织沿革等资料做好档案开发利用，为本机关和本系统各项工作服务；
八、按规定向县档案局移交档案，并做好档案年检工作，及时上报年检材料；
九、遵守保密制度，确保档案的安全；
十、参加本局档案鉴定工作，并对保管超期的档案做好销毁工作。
第六条 局属各单位应设立与本局相应的档案管理科室和人员。其职责是：
一、贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策和法律、法规，结合本单位档案工作特点制定档案管理各种制度和归档范围；
二、对所属单位档案工作进行监督和指导；
三、做好本单位文件材料的收集、整理、鉴定、保管、统计等工作，熟悉所管的档案情况；
四、对本单位的业务科室档案的归档工作进行指导，实行集中统一管理；
五、保护档案的安全，做好防护工作；
六、开发档案信息资源，编制检索工具，汇编好资料，做好档案开发利用；
七、遵守保密制度,确保档案的安全；
八、参加本单位档案鉴定工作，并对保管超期的档案做好销毁工作；
九、档案人员要参加各类档案管理专业知识学习，不断提高业务水平，以适应档案管理工作的现代化、科学化；
十、组织完成上级档案部门交办的档案业务工作。
第三章 文件材料的形成和归档 第七条 各股室应建立、健全文件材料的归档制度。凡本股室各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，按档案质量标准的规定和要求进行整理，并定期移交档案室。
第八条 各科室的档案，由科室按其业务部门的要求进行整理，归档后移交档案室集中统一管理。
第九条 在设计（施工）中形成的科技文件材料（含照片、录音、录像等）由各项工程项目负责人指定有关人员负责积累，整理后归档移交。
第十条 归档范围主要有以下几方面：
一、党、政工作方面，有党务、行政及劳动人事等方面的各种文件材料（包括会议记录）、声像材料。
二、交通基本建设方面，有在交通建设工程项目中形成的所有技术文件材料，如项目立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程形成的文字、图表、声像等全过程中的文件材料等。
三、交通运输方面，有关运输管理、运力审批、交通稽征、稽查、（水、陆）交通安全管理等方面的各种文件材料。
四、交通企业方面，有关企业转制、技改、节能、质量管理、企业内部安全管理、工业生产计划等文件材料。
五、统计方面，有各种计划、统计报表、统计分析活动中形成的各种文件材料。
六、财务管理方面，有关财务管理中的各种账册、报表、凭证等。
七、其他方面。
第十一条 归档移交时间 文书档案一般应在第二年上半年前归档，并向档案室移交。科技档案中的建设档案应在工程竣工验收结束后归档移交；
设备仪器档案及说明书等在开箱、调试完毕后也应交档案室归档。声像档案一般在会议（或者在该项活动）结束后一个月内归档移交。业务科室的档案应由其业务部门按要求归档移交。
第十二条 归档材料一般都应以原件原稿归档，如确实需要，可由档案室复制副本提供使用。
第十三条 工作人员因公外出参观学习及参加各种会议所收集获得的文件材料，要及时交于文书进行归档。
第四章 档案管理 第十四条 将档案管理工作列入系统各单位工作目标考核内容之一，做好档案年度检查，并制定严格的考核和奖惩办法。
第十五条 档案分类 本局的档案分为：文书档案、会计档案、科技档案[包括：公路（桥梁）建设档案、设备档案、办公楼建设档案]、专门档案等。
第十六条 档案室对已归档的档案，要编制总目录、分类目录和保管单位目录，并根据需要编制检查工具。
第十七条 档案保管 各股室形成的档案应由局档案室集中统一管理，不得由各承办部门和个人分散保存。
一、档案室接收档案必须认真验收，并办理接交手续。
二、存放档案必须有专用柜，排放方法要科学和便于查找。
三、档案保存必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。
四、借用档案要执行保密规定，要履行登记手续。
五、档案保管人员调动工作时，应在离职前办好档案的交接手续。
第十八条 档案鉴定 一、根据国家和有关部门的规定，档案保管期限分为永久、长期、短期三种，确定保管期限的基本原则是：
1、对本单位有长远利用价值的档案应永久保存。
2、对本单位在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
3、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
二、档案鉴定工作要建立组织。由分管领导、主管科室领导、档案人员、专业技术人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定，每次鉴定要写出鉴定报告，在备考表中鉴定意见，由小组负责人签字，并且注明鉴定日期。
三、鉴定工作一般5—10年进行一次。
四、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。
五、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，要进行销毁登记，销毁档案时要严格执行销毁规定。
第十九条 档案统计 档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果的统计等。
第五章 档案信息开发利用 第二十条 各单位应积极开展档案利用工作，编制适用检索检索工具；
开展档案的编研工作，为行政管理、交通建设、企业管理等提供档案信息服务。
第二十一条 档案室要严格履行档案借阅手续。
第二十二条 外单位借用本单位一般档案时，必须持有单位的介绍信方可借阅。重要的档案经单位领导批准方可借阅。
第二十三条 借用档案的人员，对所借档案要负安全、保密之责，严禁在文件上涂改和作任何文字标记。
第六章 附 则 第二十四条 文书档案按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》有关规定执行。
第二十五条 统计档案管理按照国家统计局制发的《统计法》的有关规定执行。
第二十六条 会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》有关规定执行。
第二十七条 交通建设档案可按照《湖南省公路工程竣工文件编制办法》或《湖南省水运工程竣工文件编制办法》等有关规定执行。
第二十八条 本管理制度，有待在实距中不断完善，如与上级文件和有关规定有抵触时，应按上级文件规定为准。