按照省教育厅教基[2009]5号文件要求，从2009年9月开始，我省对中小学学籍逐步实行电子化管理。在我局领导的重视和关怀下，我县电子学籍建立工作顺利开展，截止2009年12月30日，我县电子学籍建立工作全部完成。目前我县电子学籍管理学校小学286所，小学教学点27所，初级中学42所，九年一贯制学校14所，完中初中教学部8个。电子学籍管理学生共103578人，其中小学63859人，初中39719人。通过一年来电子学籍建立、使用和管理，我们成长了一大批精通电子学籍管理工作的业务人员，学籍管理工作更加科学、规范，学籍数据更加真实、准确。现对整个电子学籍建立工作过程总结如下。
一、电子学籍管理的基本原理
学籍是学生学习生活的第一身份证，也是学校教育教学管理的基本依据。我县在2009年9月之前，只有完整的初中学生学籍，自2009年9月开始，小学学籍也由县教育局统一建立与管理起来。电子学籍由学校学籍管理系统与教育局学籍管理系统两部分组成，学校负责建立电子学籍，然后生成上报数据，教育局负责对学校上报的学籍数据进行审批与变动管理，生成审批文件后，让学校接收，至此，电子学籍管理环节才算完成。
建立电子学籍首先要做的是将纸质学籍向电子学籍的过渡。纸质学籍向电子学籍程序过渡转变由学校来实现，教育局负责审核学校上报数据的真实性与准确性。电子学籍数据与纸质学籍完全吻合，是学籍过渡的首要问题。对初中而言，要将已有的纸质学籍与电子学籍核对，确保信息的准确；对小学而言，要建立人籍相符的学籍，确保没有重学籍、空学籍，因此电子学籍的初次建立工程量是相当浩大的。
其次要正确使用电子学籍管理系统。电子学籍建立要求学校学籍系统与教育局学籍管理系统相互配合才能完成。电子学籍的录入有其特殊的格式要求，学校将纸质学籍转换成电子学籍，或多或少都存在一些问题，甚至出现一些错误。学校学籍数据有错误，必然使教育局服务器数据库发生故障。修改学校学籍信息的错误与数据的错误，是教育局电子学籍管理的两大难题。由于学校学籍管理员对电脑运用的熟练程度不同，经常性出现一些学籍管理的故障是在所难免的。正确使用电子学籍系统，完成各种数据的生成、上报、接收是学校学籍管理员的难点工作。
二、电子学籍建立的几个重要阶段
2009年9月，我县开始建立电子学籍工作。至今，我们召开了四次电子学籍建立和使用工作培训会，经历了新生学籍审批、完整电子学籍建立、重学籍清退和错误信息修改、休复学学籍变动、转学和毕业审批等一系列的电子学籍管理工作环节。
（一）、新生学籍建立审批阶段
2009年8月底前，我们重新修订了各校学籍代码和地址代码，重新为各校申请了注册码，并且做好了电子学籍建立的一切准备工作。9月5日，我们召开了第一次电子学籍建立培训工作会议，会上认真学习了教基[2009]5号《关于在全省统一实施中小学学生学籍信息化管理工作的通知》，对学校版学籍程序的使用做了演示讲解，就学籍录入关键处做了特别说明，对工作进度做了统一要求。9月底，全县新生学籍数据上报完成。9月30日，学籍管理服务器到达教育局，自10月1日开始，连续做新生学籍数据接收及审批工作， 10月20日，完成了新生学籍的审批任务，10月底完成了新生学籍的各项数据复核修订和统计，11月中旬准时向省教育厅做了新生学籍数字上报。
在新生学籍审批过程中出现了一系列预想不到的问题，在起始年级的电子学籍系统建立起来以后，我们及时检查并修改各校电子学籍建立过程中的一些错误，对学籍编码（16位数字）和学号编码（18位数字）中的各种错误及时予以纠正重做等。对程序使用有特殊困难的学校到学校现场予以指导。为了指导学校顺利建立电子学籍，及时解答中小学学籍建立过程中的各种难题，除接受电话咨询外，就电子学籍建立过程中出现的共性问题，编印了二期知识问答发给大家。
（二）、完整电子学籍建立阶段
新生学籍建立起来以后，我们用了一周的时间，将电子学籍与纸质学籍做了核对。紧接着按照省教育厅的要求，及时着手建立完整电子学籍。12月18日下午，召开了第二次电子学籍建立工作培训会。会上，重点演示了各种学籍变动的有关操作过程，回答了一些学校在电子学籍建立过程中存在的个性问题，用通俗的语言进一步形象化介绍程序中的术语，使全体学籍管理员对程序的操作有更进一步的理解。重点就纸质学籍与电子学籍的对应和有关电子学籍变动手续做了必要的说明。强调了电子学籍建立工作的重要性与紧迫性，确定我县电子学籍建立工作必须在12月25日前完成。此后在学籍建立过程中，我们每天在庐江教育网上公布完成进度，督促全县各校在12月30日前全部完成了任务。
在完整学籍建立过程中，由于少数学校没有接收新生审批学籍数据，造成了数据丢失，也有的学校由于电脑原因，程序瘫痪导致了数据丢失，做了一些反复。但总体来说，我们能按省教育厅的时间要求完成了任务，并按时向省上报了学籍数字。
完整电子学籍建立完成以后，我们将初中学校8、9年级全部二万多名学生学籍从数据库中导出来打印成表，用了一周时间，将电子学籍数据与纸质学籍呈报表进行比对。同时，我们将全县4、7年级学生电子学籍名单打印出来并编了相应的考试号码下发给学校，作为学科质量检测评比的依据。
（三）、清退重学籍、修改学生错误信息阶段
电子学籍建立后，首次将全县小学生学籍纳入教育局统一管理范围，学生数量大增。统一管理后，各种隐藏的问题都在电子学籍中显露了出来。学籍管理版升级后，我们发现有大量重学籍现象和同身份证号现象，本着真实准确的原则，我们立即行动起来，自觉纠正重学籍与修改错误身份证号。2010年1月29日下午，召开了第三次电子学籍管理工作会议，就重学籍清退的原则和处理方法作了说明。首先我们将可疑学籍数据传到各校，由学校自查自纠，并造册上报。然后于2010年2月1日---4日，用四天时间集中完成清退和信息修改任务。此次工作涉及到全部学籍学校，清退重学籍达 人左右，修改错误身份证号达 多人。2月4号晚，我们准时向市教育局上传了我县比较准确的完整电子学籍数据文件。
在学籍管理操作过程中，针对程序使用的不便、程序设计不科学等问题，我们向科大讯飞公司（程序开发公司）提出了近20条具体修改意见，这些意见基本都被采纳了，程序设计进一步人性化。
为大面积指导学籍建立工作，我们在教育局网站上设立了电子学籍管理专题，及时将有用的信息和指导性意见放上去。同时我们也加强与讯飞公司的联系，请他们帮助修复学校问题数据，远程协助解决难题。号召学籍管理员加入学籍QQ群交流学习。
（四）、办理转学阶段
今年新学期开始，转学进入高峰阶段。截止5月18日，转入学生1599人，转出学生1129人。程序再次升级前，同一个学生，转出学校和转入学校都要做变动上报数据，经审批后都要接收，学生才能从一所学校转入另一所学校。由于要求纸质手续与电子数据同步进行，接收到电子学籍数据后，还要等学生家长办理纸质审批手续。为了提高工作效率，我们连续下发了有关转学的指导意见，从单一学生数据报送转向到一校学生变动数据群报。由于学校学籍管理是教导主任和学籍管理员的二人合作，学生家长又不理解电子学籍管理程序，不可避免地出现了电子数据与纸质审批的脱节。
还有一个问题，这个转出的学生审批数据，学校在没有接收之前，如果又上报了第二个学生的转学数据，那么这个本该转出的学生又回到了转出学校；如果转入学校的一个学生学籍审批数据在没有接收之前，又上报了第二个学生的转入数据，那么第一个转入的学生又不存在了。
第三个问题是，程序升级前，转入转出学校双方都要做数据，程序升级后，只要从教育局的服务器中直接办理就可以了。但有的学校已经将转出的学生报批了，而转入的学校还没有做转入数据，这时就要查找了补做了。相反，转入学校已经提前于转出学校报批了转入学籍数据，程序升级后，转入的学生又重籍了。
为了方便给学校学籍管理员现场指导，基教股两台电脑分别运行不同数据库的电子学籍程序，预留了网线，申请了专用QQ用于快速传输数据，提高办事效率。
由于人口流动和城市化进程的发展，民工子女学籍随迁时刻都在发生，学籍管理永远是动态循环的过程，电子学籍管理永远没有静止的状态。各阶段学籍变动对我们的压力都很大，我们在使用过程中逐渐探求有效的管理方法。
（五）、办理休复学阶段
本学期处理休复学数据共 多人。由于今年这一届复学的学生在电子学籍中没有休学数据，复学只有用转入的办法来解决。复学转学加在一起，数据量大了，核对难度也增大了。
2010年3月30日，我们做了第四次电子学籍管理培训，对休复学办理方法做了统一规定。尽管我们做了培训，设计了统计表，演示了程度升级后学籍变动的操作方法，并编印了指导材料，但还有一些学校准备工作不到位，核对一个学校的数据，我们用的时间比电子学籍处理的时间也短不了多少。中心学校接受县教育局委托，对镇内部分小学实行初步管理。小学学籍实行电子管理，中心学校的工作难度最大。如白湖镇中心学校，管22所小学4677名学生，转入转出的数据来源和去向都多，一所中心学校办理转学手续通常要用一天时间才能完成。中心学校的学籍管理员也都是兼职的，有的甚至没有专用办公电脑，对他们而言，确保各种变动数据的真实、准确和及时，工作是相当不容易的。
为了防止数据的丢失（程序数据结构决定的），每处理一个学校数据的前后都必须从服务器中查对该校学生数的变化，并逐步做记录，以确保万无一失，也备发现问题及时更正。此外，当处理下一所学校数据时，都要将以前所做的数据备份一次，若学校自身数据出现问题，学校和服务器中的数据都必须要还原。可不容乐观的事实是，问题学校数据至少在10%以上。我们期待着程序的升级更新，使电子操作更方便。
（六）学籍检查和中考资格审查阶段
学籍变动初步完成以后，我们在5月份对全县学籍进行了专项检查。5月中旬，各校进行了自查自纠，并向基教股上报了自查总结报告。5月下旬开始，我们对全县27所初级中学和九年一贯制学校进行了抽查。发现有不少问题：如部分数学校仍有少数人籍不符现象，休学不离班现象不同程度地存在，外出借读没有正常手续，不能及时发现学生是否辍学等问题。为此，我们专门发了检查通报，具体内容详见庐教基[2010] 33号文件。
5月下旬，我们从学籍管理系统中导出毕业班的学生数据做为中考报名的依据。本年度中考报名52所学校，应届学生8274人，中考报名无一出差错。此外，我们还用学籍数据较验出中考报名库中往届学生的届别19人，同等学历3 人，为中考报名资格审查把关。
（七）毕业审批阶段
至目前为止，我们已经完成了全县中小学毕业审批工作。毕业审批完成后，学籍系统就要变更学年，新一学年的学籍管理又要循环起来。为此，我们又印发了下学期新生学籍呈报注意事项，待新生学籍呈报结束，电子学籍管理的完整环节就完成了，以后的工作就是在现在的基础上循环。
三、基本成果与存在的问题
现在我县电子学籍管理系统已经很完整地建立起来，各种学籍变动管理我们都已经实现，程序操作过程中的一些问题也被我们在实践中顺利解决了。通过电子学籍管理，使得我县义务教育阶段的学籍更加真实准确，各种管理更加科学规范。在电子学籍数据中，每个学生的信息多达49项，电子学籍建立工作虽然麻烦，但将电子学籍用于教育教学管理却非常方便，各种统计也能较快地完成。
我们已经成功地将电子学籍数据应用于日常教育教学常规管理中：一是利用电子学籍数据作为学科质量检测分析评价和中考成绩分析评价的依据，此举很好地抑制了人籍不符现象，也深层次地挖出了人籍分离的学生。二是利用电子学籍数据作为中考资格审查的依据，大大地降低了资格审查的难度，提高了审查的准确性。三是用于学籍管理，方便查对空学籍和重学籍现象。四是利用电子学籍数据作为科学决策服务。我们利用电子数据为城镇化进程中义务教育均衡发展的调研报告提供分析问题的依据，利用电子学籍数据写出群众对优质教育资源的需求与农村教育资源的整合利用调查报告等。
目前存在的问题有：各校学籍管理人员都是教师兼职的，教学业务繁忙，学生学籍完整信息更新不及时，存在不少信息空白项；小学学籍建立起来以后，学生家长对学籍变动的规范手续还要有一个适应过程；有的学校还没有专用的电脑，学籍管理员工作很不方便；学籍管理系统在今年年底前开始要向网络版过渡，学籍变动程序也在不断变化中，一些新的知识等待我们去学习，我们的工作效率有待提高；由于学籍数据的准确性与严肃性，学籍管理员的工作任务与工作压力都很大。